Gestión del tiempo: Ingredientes para ser eficaces

Gestión del tiempo

Hoy en día, con la infinidad de cosas que hacemos en una jornada, querer tener más tiempo libre parece una utopía, pero en realidad no lo es. Solemos estar muy ocupados y esto puede ser un buen pretexto para evitar realizar tareas incómodas (gestiones tediosas en su mayoría) que son las verdaderamente importantes y que vamos postergando. Así que; si queremos convencernos de que estamos agobiadísimos las opciones son infinitas.

Necesitamos un proceso de liberación de tareas inútiles y empezar a ser dueños de nuestro tiempo. ¿Qué hacer para liberar nuestra vida de ciertas creencias y ser dueños de nuestro tiempo?  Os proponemos algunas reflexiones para crear tu propio plan de acción a partir de HOY: 

1.- Ser eficaz frente a ser eficiente: La eficacia es hacer cosas que nos acerquen a nuestras metas, mientras que ser eficiente es llevar a cabo una tarea determinada (independientemente de que sea importante o no) de la manera más económica posible. Ser eficiente sin pensar en la eficacia es el modo en que funcionamos por defecto. 
Recordemos:

a).- Hacer algo intrascendente bien no lo convierte en importante.

b).- Tardar mucho tiempo en hacer algo no lo convierte en importante.

Lo qué hacemos es más importante que cómo lo hacemos. La eficiencia es importante pero es inútil si no la aplicamos a lo correcto.

2.- Cultivar la ignorancia selectiva. Es fundamental aprender a hacer caso omiso a toda la información e interrupciones que sean irrelevantes, y que no sirvan para hacer algo. Actualmente consumimos datos en exceso y procedentes de fuentes en ocasiones erróneas. Otras estrategias para optimizar el tiempo son:

a).- Preguntarnos si la información la vamos a utilizar para algo importante y con carácter inmediato.

b).- Aprender que empezar algo no significa automáticamente terminarlo, sobre todo cuando esta acción no nos está aportando ningún valor.

3.- Saber que el secreto para tener más tiempo es hacer menos cosas y que para llegar a esta situación debemos practicar:

a).- Escribir una lista de cosas que hacer.

b).- Escribir una listas de cosas que no hay que hacer.

4.- Interrumpir las interrupciones: Una interrupción es cualquier cosa que impide completar una tarea crucial de principio a fin. Existen diferentes “ladrones de tiempo” que nos despistan muchísimas veces, y que a grandes rasgos son:

a).- Malgastadores de tiempo: Aquellas cosas de las que se puede hacer caso omiso con pocas o ninguna consecuencia. Las más normales son: reuniones, conversaciones, llamadas telefónicas y correos electrónicos intrascendentes.

¿Qué hacer ante estas situaciones?

• Reducir el consumo y la producción de correo electrónico.

• Filtrar las llamadas entrantes y reducir las salientes.

• Dominar el arte de la negativa y aprender a evitar las reuniones.

b).- Consumidores de tiempo: Son las tareas o peticiones repetitivas que tienen que realizarse pero que suelen interrumpir el trabajo de importancia superior; (Leer y contestar correos, hacer y devolver llamadas,informes, recados personales, todo tipo de acciones y quehaceres necesarios que se repiten en el tiempo...)

En estos casos lo mejor es hacer tandas y no dudar. Reservar un tiempo delimitado para realizarlas para evitar perder el tiempo por las interrupciones frecuentes.

c).- Delegación de responsabilidades: Aprender a evitar las situaciones  donde alguien necesita de una aprobación para realizar una nimiedad. Una forma de no caer en ella consiste en procurar que los que nos rodean aprendan a ser eficaces y eficientes. 

Si quiéres saber mas sobre la gestión del tiempo te recomendamos este video y la siguiente lectura:

Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. Stephen Covey 

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